Organisation

Le personnel du siège

Le siège de l’Institut polaire accueille une trentaine de membres permanents dont une partie mis à disposition par le CNRS. Le reste du personnel est en contrat de droit privé. Ce personnel est réparti au sein des structures suivantes : 

• Direction,
• Agence comptable indépendante ; elle assure la vérification des comptes de l’Institut,
• Département “Expéditions scientifiques” ; il gère l’interface avec le comité scientifique et les porteurs de projets lors de la phase de sélection ; il gère les opérations relatives à la planification et à l’organisation logistique en Arctique, Antarctique et dans les îles subantarctiques pour le déploiement des projets de recherche,
• Département “Technique” ; il gère l’ensemble des opérations relatives aux infrastructures,
• Le secrétariat général gère le budget de l’Institut, le personnel, les marchés publics, les approvisionnements et le fret maritime et aérien jusqu’aux portes d’entrée des districts où l’Institut opère. Il assure le recrutement, la formation du personnel et le suivi de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences,
• Service “Informatique et télécommunications” ; il gère les parcs informatiques du siège et dans les stations de recherche, les réseaux, les bases de données et certains développements instrumentaux sur le terrain.
• Service “Communication et médiation scientifique” ; il communique sur les activités de l’Institut et des projets de recherche qu’il porte,
• Cellule Hygiène, sécurité, environnement

Afin de renforcer temporairement ses équipes au siège, l’Institut a recours à des contrats à durée déterminée.

Les missions d’une partie du personnel du siège impliquent des activités sur le terrain et donc leur présence en Arctique, Antarctique où dans les îles subantarctiques pendant les campagnes d’été.

Vous trouverez ci-dessous l’organigramme de l’Institut :

Le personnel sur le terrain

Sur le terrain, on distingue deux catégories de personnels déployés par l’Institut : 

• Les campagnards d’été : sur le terrain durant quelques semaines à quelques mois durant l’été, ils ont pour mission de mener les chantiers techniques de construction et de maintenance des stations, ou bien les activités nécessaires au déroulement des projets scientifiques, en complément ou parfois en remplacement des membres des équipes de recherche conduisant un projet,
• Les hivernants : sur le terrain durant un peu plus d’une année, ils maintiennent les stations en état optimal de fonctionnement et ils poursuivent les activités scientifiques impliquant des observations ou expériences devant être menées en continu. Durant l’été, ils participent aux chantiers au même titre que les campagnards d’été et sont formés en parallèle à endosser leurs responsabilités d’hivernants.

Selon les responsabilités assumées par l’Institut polaire sur les différents districts, les profils et la répartition du personnel diffèrent.

En Antarctique, l’Institut assume à la fois la gestion des infrastructures et la logistique, en bonne articulation avec les TAAF à Dumont d’Urville et avec l’Italie à Concordia.

Dans les îles subantarctiques, l’Institut n’a pas la charge de la gestion des stations elles-mêmes (responsabilité des TAAF), mais celle de la quarantaine de refuges. L’institut pilote également la mise en œuvre des projets scientifiques. Son personnel hivernant est donc essentiellement composé de scientifiques et de quelques fonctions supports (informatique, électronique, coordination). Pendant la campagne d’été, les membres du service “Opérations subantarctiques” gèrent les activités de terrain avec les hivernants et sont parfois accompagnés par un ou deux campagnards à profil technique selon les chantiers prévus (menuisier ou chaudronnier par exemple).

En Arctique, la station de recherche AWIPEV au Svalbard utilise des bâtiments gérés par une entreprise privée norvégienne ainsi que la station Corbel, propriété française sur ce territoire. L’équipe d’hivernage s’avère donc réduite à trois membres. Elle est complétée durant l’été que par le personnel du service « Opérations arctiques ».

L‘Assemblée générale

L’Institut est administré par une Assemblée générale composée des représentants des membres signataires de la convention constitutive du GIP qui disposent des voix correspondantes aux droits mentionnés dans la convention.

Un représentant du ministre chargé du budget, un représentant du ministre chargé de l’environnement, un représentant du ministre chargé de l’Outre-mer, le commissaire du gouvernement, le contrôleur d’état, le directeur de l’Institut ainsi que deux personnalités extérieures désignées en raison de leurs compétences, participent également à l’Assemblée générale au titre de consultant.

Les membres sont nommés pour un mandat de 4 ans renouvelables. L’Assemblée générale élit son président parmi les personnalités extérieures pour un mandat de quatre ans également renouvelables.

L’Assemblée générale a pour fonction :

• l’analyse et la détermination des grandes orientations scientifiques et technologiques de l’Institut,
• l’adoption du programme annuel d’activités et du budget annuel correspondant, y compris le cas échéant, les prévisions d’engagement des personnels,
• l’approbation des comptes de chaque exercice,
• la désignation des personnalités extérieures,
• l’élection et la cessation de fonctions du président du conseil d’administration,
• la nomination et la cessation de fonctions du directeur,
• la nomination et la cessation de fonctions des Membres du conseil des programmes scientifiques et technologiques polaires,
• l’autorisation pour la prise de participation de l’Institut à d’autres entités juridiques,
• la conclusion de contrats dont le montant excède une somme qu’il détermine et la passation d’accords de collaboration avec des sociétés ou organismes extérieurs aux Membres du groupement,
• l’approbation du règlement intérieur et du règlement financier.

L’Assemblée générale nomme pour une durée de 4 ans renouvelable, un directeur. Il met fin à ses fonctions. En cas d’interruption de son mandat, pour quelque cause que ce soit, le directeur est remplacé pour la durée du mandat restant à courir. Il assiste avec voix consultative aux réunions de l’assemblée générale et de l’Assemblée générale

Le directeur assure le fonctionnement de l’Institut sous l’autorité de l’Assemblée générale, et dans les conditions fixées par celui-ci. Une fois par an, il lui soumet un rapport de gestion de l’Institut.

L’Assemblée générale se réunit traditionnellement 3 fois par an, en mars, juin et décembre.

Le bureau stratégique de l’Assemblée générale

Le bureau stratégique est un organe exécutif qui assiste l’Assemblée Générale du GIP et prépare l’ensemble des décisions de l’Assemblée Générale. Sur le plan des compétences, ce bureau a également pour mission de proposer les actions stratégiques à la décision de l’Assemblée Générale.

Ce bureau comprend le/la Président.e de l’Assemblée Générale de l’IPEV ainsi que les membres du GIP « IPEV » dont les droits statutaires sont égaux ou supérieurs à 10%. Par conséquent, participent au bureau stratégique de l’Assemblée Générale : Le/La Président.e de l’Assemblée Générale de l’Institut polaire ; Le/La représentant.e du Ministère chargé de la Recherche ; Le/La représentant.e du CNRS ; Le/La représentant.e de l’Ifremer. Le/La Directeur.trice de l’Institut et/ou le/La Directeur.rice adjoint.e participeront au bureau stratégique en tant que membres(s) invité(s). Par ailleurs, en fonction des sujets traités, des personnalités extérieures peuvent être conviés au bureau stratégique.

Le Conseil scientifique

Le Conseil scientifique de l’Institut polaire est l’instance de réflexion et de proposition de l’Institut en matière de politique scientifique. Afin de veiller à la cohérence des activités de l’Institut polaire au regard de l’évolution des connaissances scientifiques et des grands enjeux et défis à venir, il a pour mission

• D’émettre des avis sur la situation et les perspectives de développement des activités situées dans le champ d’intervention de l’Institut polaire. Il éclaire la direction de l’Institut et l’Assemblée Générale sur les questions relatives aux grandes orientations de l’Institut polaire, aux infrastructures, et sur les projets généraux d’activité et d’évolution de la structuration de l’Institut ;
• D’assister l’Institut polaire dans l’internationalisation de ses missions, en émettant des conseils sur des évolutions des modalités de sélection et de mise en œuvre de projets scientifiques dans les régions polaires. A cette fin, le conseil scientifique peut formuler des observations et des recommandations organisationnelles dans les champs de compétence de l’Institut polaire afin d’accroitre son positionnement international ;
• De donner des avis sur la politique de partenariat scientifique de l’Institut polaire et sa programmation. En lien avec la direction de l’Institut et la direction des opérations scientifiques, le conseil scientifique participe notamment à l’élaboration des grandes lignes directrices et priorités scientifiques de l’appel à projets ;
• D’émettre des avis sur les modalités d’interaction de l’Institut polaire avec les partenaires nationaux et internationaux ;
• D’émettre un avis sur tout sujet qui semble pertinent, notamment en matière de positionnement international des activités de l’Institut, ou bien en ce qui concerne les sujets scientifiques émergents ;
• D’être consulté par l’Assemblée Générale ou la direction de l’Institut polaire pour toute question relevant de sa compétence.

Le conseil scientifique est composé au maximum de neuf membres choisis pour leurs compétences dans le domaine d’intervention de l’Institut. Au moins un tiers des membres sont des personnalités de nationalité étrangère. Ils sont désignés par l’Assemblée générale pour un mandat de quatre ans, renouvelables. Ils se réunissent au moins une fois par an.

La Commission d’évaluation des projets scientifiques

La Commission d’évaluation des projets scientifiques (CEPS) est chargée d’évaluer la valeur scientifique ou technologique des projets scientifiques terrestres soumis à l’Institut, d’émettre des recommandations sur la mise en œuvre de ces projets, sur les actions scientifiques et techniques de l’Institut et sur la politique de coopération internationale scientifique et logistique de l’Institut.

La CEPS est composée de seize membres : le président du comité de l’environnement polaire est membre de droit. Les cinq organismes membres du GIP proposent un membre choisi pour ses compétences parmi les acteurs des programmes scientifiques réalisés en zone polaire.

Le ministre de la Recherche en propose dix, dont cinq choisi parmi les experts français des grands domaines scientifiques en relation avec les missions et de l’Institut et cinq choisis parmi les experts étrangers.

Les membres de la CEPS exercent gratuitement un mandat de quatre ans renouvelables une fois.